Die Bregenzer Festspiel- und Kongreßhaus Gesellschaft organisiert Veranstaltungen und vermietet Räumlichkeiten, die Kernkompetenz ist jedoch die dramaturgische Inszenierung der Bregenzer Festspiele. Pamela Sinz beschreibt die Arbeit mit ZCOPE aus Sicht eines externen Projektmitglieds.

Wie wurden Sie auf die Arbeit mit ZCOPE vorbereitet? 

ZCOPE ist selbsterklärend!

Was war Ihr erster Eindruck? 

ZCOPE bietet eine ideale Plattform, um mit unterschiedlichen externen Partnern zusammenzuarbeiten und auch um interne Projekte abzuwickeln.

Was gefällt Ihnen an ZCOPE am besten?

Mir gefällt am besten die einfache, gemeinsame Dokumentenverwaltung, die offene Kommunikation und dass alle Daten automatisch mit Datum/Uhrzeit der Eintragung bzw. des Uploads inklusive Name des Verfassers angezeigt werden. Eine perfekte Projektdokumentation.

Nutzen Sie intern eine andere Projektmanagement-Software oder organisieren Sie Ihre Projekte auf die harte Tour (über E-Mails, .xls, etc.)? War die Umstellung schwierig? 

Nach wie vor werden unsere Veranstaltungen und Projekte über diverse Software-"Insel"-Lösungen abgewickelt.

Wie nutzen Sie ZCOPE? Welche Bereiche nutzen Sie am meisten (Aufgaben, Termine, Dokumente, Blog)? 

Die Bereiche Dokumente und Blog bieten für mich in der Zusammenarbeit mit MASSIVE ART eine ideale Form der Dokumentenorganisation und der Kommunikation. Als sehr angenehm empfinde ich auch die Möglichkeit, eine Benachrichtigung via E-Mail per Knopfdruck an eine bestimmte Zielperson/-gruppe, zur Information über den neuen Eintrag, senden zu können.

Inwiefern hat ZCOPE die Kommunikation mit Kollegen und Agentur verbessert? 

DIE entscheidende Verbesserung in der Kommunikation mit unseren Partnern ist, dass alle über den gleichen Informationsstand verfügen und die Daten für alle Projektmitglieder jederzeit abrufbar sind. Neue Projektmitglieder erhalten via ZCOPE sehr schnell einen Überblick über das bereits Geschehene.

Wie viele Personen in Ihrer Firma benutzen ZCOPE? 

Aktuell arbeiten drei Festspielhaus Bregenz Mitarbeitende aktiv mit ZCOPE an zwei Projekten mit mehreren externen Partnern.

Inwiefern hat ZCOPE Ihr E-Mail-Verhalten beeinflusst? Verschicken Sie weniger E-Mails als früher? 

Bei beiden "ZCOPE"-Projekten ist eine deutlich geringere E-Mail-Frequenz festzustellen. Mir passiert es teilweise, dass ich "unnötige" E-Mails versende und erst danach daran denke die Daten auf ZCOPE zu stellen. Was ich damit sagen möchte ist, dass der E-Mail-Verkehr noch um ein vielfaches reduziert werden könnte, wenn konsequent mit ZCOPE gearbeitet werden würde.

Was gefällt Ihnen an ZCOPE am besten? Was sind für Sie die größten Vorteile? 

Mir gefällt an ZCOPE am besten, dass ich – beispielsweise nach einem Urlaub – innerhalb kurzer Zeit wieder auf den Informationsstand aller Projektteam-Mitglieder kommen kann. Ein Informationsverlust kann nur dann entstehen, wenn die Information nicht in ZCOPE ist.

Vielen Dank für das Interview.