ZCOPE Blog

Who records, stays

The line sounds better in German („Wer schreibt, der bleibt“) and I hated it every time my ex-boss cited it. But he was and is true.

He told me a little story, how he learned the importance of recording:

When he was a teenager, he worked in an industrial plant in his holidays. The haedman came and showed him how to do process the work piece.
As a lot of work pieces were done, the department head came to check the work. And realised all the pieces were processed wrong. He called the headman and confronted him with the problem. The headman accused my ex-boss of having misunderstood the instruction.
My ex-boss was shocked but… fortunately he had kept the sample that was used for the explication (easily recognisable as it was an already rusty piece). And he had processed all his pieces exactly as the sample. So the headman was to be blamed and not him.

Some things should be recorded – independent if one has a malevolent headman or not. We cannot momorise all what we do each day. And after a few weeks most of the memory is gone anyway.

What is it you always write down and why?

Storytelling in project management: the right perspective

I’m a fan of storytelling. It’s so much more than only enjoying a well told story.

In private life I love to read historical novels because they tell you a lot about former living conditions and it’s easy to remember the year dates. You learn without being forced to force naked facts into your brain (and I know what I’m telling about, I studied history).

As I learned some time ago – there’s a storytelling in the professional life as well – especially in my section, the project management. One blog I really like to read is „Projektgeschichten“ (project stories. Sorry, it’s in German only) by Sigrid Hauer.

One of the stories is about the right perspective: How can we divide chances from problems? By being an eagle and not a chicken:

• The chicken knows its chicken run. But it can’t see beyond the fence and so all things from outside seem dangerous, risky – they are problems.
• The eagle sees the chicken run from a distance and knows much earlier what comes up. Being far away may prevent a direct action, but it helps to better evaluate the situation.

Sometimes we’re chickens, sometimes we’re eagles. The most important thing is to be able to change our perspective when we have to.

Und wie sag‘ ich es meinen Eltern?

Ich arbeite nun seit gut acht bis neun Jahren als Projektmanager und fast ebenso lange antwortete meine Mama auf Fragen, was denn ihr Kind beruflich mache: „Ach, irgendwas mit dem Computer…“.

Und das, obwohl ich einige Anläufe genommen habe, mein tägliches Tun zu beschreiben und ein Gutteil ihres Jobs auch Projektmanagement beinhaltete, nur hat sie es nicht gewusst bzw. nicht so benannt. Nun ist schon die Erklärung von Projektmanagement an sich („Was tust Du denn da eigentlich genau?“) recht anspruchsvoll, das Erläutern von „agilem Projektmanagement“ legt da die Latte noch etwas höher.

Als wirklich sehr gute Ansätze habe ich die beiden folgenden Artikel empfunden, die beide mit der Storytelling (Geschichtenerzählen) Methode arbeiten:

Autobau
Jean-Pierre verwendet in „Wie würde ich agil meinen Eltern erklären?“ die Metapher vom Bau eines neuen Autos. Er weiss, was das Auto können soll, hat aber keine Ahnung vom Autobau. Das braucht er auch nicht – das übernehmen ja sowieso die Profis – sprich sein Team. Gemeinsam wird das Vorgehen erarbeitet, man trifft sich regelmäßig und Jean-Pierre ist somit immer am Laufenden und kann sein Feedback anbringen. Nach 12 Monaten steigt er stolz in sein Auto. Er weiß immer noch nicht mehr über den Autobau an sich, aber das war/ist auch nicht nötig.

Der Skiausflug
Peter Stevens erklärt Scrum anhand eines Skiausflugs mit der Familie „Explaining Scrum to my Parents“. In einer kniffligen Situation (Sessellift hat technische Probleme) muss eines der Kinder auf die Toilette. Eine solche ist nicht in der Nähe, man muss möglichst zeitnah entscheiden, ob man wartet, bis der Lift wieder funktioniert oder zu einer anderen Liftstation fährt, obwohl das vom eigentlich Ziel Parkplatz weg- und zu einem Schlepplift (mit dem die Kids noch keine Erfahrung haben, was aber vom Liftwart als trotzdem bewältigbar eingestuft wird) hinführt. Man entscheidet sich für Letzteres. Was das mit Scrum zu tun hat? Laut Stevens so einiges:

• Dem Kunden schnellstmöglich helfen: die Toilette.
• Das Problem in Teilprobleme aufteilen, mit dem Dringendsten anfangen.
• Information über Alternativen einholen, um Entscheidungen bestmöglich treffen zu können.
• Teamwork: jeder hat gute Ideen.
• Ans Team glauben: man wächst mit der Herausforderung.

Mehr zum Thema Storytelling und Projektmanagement gibt’s auf dem Blog von Sigrid Hauer.