ZCOPE Blog

“Einfach und logisch“ zum Projektziel

Bildung ist Zukunft – in die auch ZCOPE investiert. Seit über einem Jahr kooperiert das Bregenzer Unternehmen mit dem Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Liechtenstein.  Dabei arbeiten die Studenten der Lehrveranstaltung „Collaborate Business“ mit ZCOPE, um die Projektplanung einer Fallstudie durchzuführen. Und fällten nun nach dem zwölfmonatigen Praxistest ihr Urteil. „ZCOPE ist einfach und logisch“, bringt es Rainer Gstöhl auf den Punkt. Dass keine Installation sowie Lizenzen erforderlich sind, sieht der Student des Studiengangs Business Process Engineering als „echten Vorteil“.

Der Studiengang ist eine Ausbildung mit Zukunft, die wir gerne unterstützen“, sagt Oliver J. Wolff, Geschäftsführer der HID GmbH, die hinter ZCOPE steht und berichtet von den Anfängen. Oliver Pretz, einer seiner freien Mitarbeiter, bekam einen Lehrauftrag bei der Universität Liechtenstein für die Vorlesung „Collaborative Business“, die im Rahmen des Masterstudienganges Business Process Engineering (MSc) stattfindet. Neben der Kollaboration, der Zusammenarbeit mehrerer Personen, gehört das agile Projektmanagement zu den Grundthemen der Lehrveranstaltung. Hier lernen die Studenten Konzepte und Methoden des computergestützten, kooperativen Arbeitens im Team kennen. Der Lehrplan schreibt zudem vor, verschiedene Tools und Systeme für die Kommunikation vorzustellen. Dabei hielt die Universität ZCOPE für geeignet, um es im Masterprogramm einzusetzen. Wolff erklärt, weshalb er die Weblösung kostenfrei zur Verfügung stellt: „ZCOPE als kollaboratives Tool mit agilem Ansatz einzubinden, fanden wir äußerst sinnvoll. Aber genauso profitieren wir von den Studenten, deren Erfahrungen wir in unsere kontinuierliche Weiterentwicklung einfließen lassen“.

Fallstudie: Marktführerschaft mit einfacher Weblösung
Sie sind Gründungsmitglieder eines Internet Start-Ups in der Anfangsphase. Das Team, allesamt Spezialisten, entwickeln eine Weblösung, die räumlich verteilte Teams für ihr agiles Projektmanagement nutzen können. Im Fokus stehen die leichte Bedienbarkeit und somit hohe Benutzerfreundlichkeit. Die Vision liegt klar auf der Hand: Innerhalb der nächsten zwei Jahre Marktführer im deutschsprachigen Europa zu werden. Diese Fallstudie ist Bestandteil der Lehrveranstaltung „Collaborate Business“, die dazugehörige Projektplanung erfolgt mittels ZCOPE. „Zu Beginn war ich etwas skeptisch, ob die Weblösung trotz ihrer Einfachheit alle Anforderungen erfüllt. Doch meine Bedenken waren gleich zerstreut“, so Rainer Gstöhl, der die Usability sowie Vielfalt der Funktionen schätzt. Weil ZCOPE webbasiert ist und keine Installation erfordert, bringe es die bekannten Vorteile bei der Projektplanung und Collaboration mit sich. „Jeder Projektmitarbeiter kann jederzeit auf die Planung und Dokumentation zugreifen. Das erhöht die Flexibilität“, erklärt Gstöhl und fügt an: „Mir gefällt einfach die Art der Serviceerbringung“.

Aufgabenmanagement – Wieso flattern trotzdem immer Zettel herum?

Das Thema Aufgabenmanagement ist ja so eine Sache. Jeder von uns hat sich damit wohl schon einmal beschäftigt. Und sich bereits verschiedene Lösungsansätze und Tools angeschaut.

Generell habe ich ja mit ZCOPE ein Tool an der Hand, das es auf einfachste Weise ermöglicht, Aufgaben und Tasks aufzunehmen. Genauso Personen zuzuordnen und zu verwalten. Dennoch stelle auch ich immer wieder fest, dass ich trotzdem nicht auf Post It’s und Zettelchen verzichte. Jedes Mal fasse ich mich wieder an die eigene Nase und gelobe Besserung. Bis zum nächsten Mal.

Ich glaube, das Stichwort für erfolgreiches Projektmanagement lautet wie in fast allen Bereichen des Lebens: Selbstdisziplin. Denn selbst wenn die Tools und Systeme so einfach zu benutzen sind wie ZCOPE, und ich in Sekunden eine Aufgabe angelegt habe, erfordert es Disziplin. Zum einen, um dies überhaupt zu tun. Zum anderen muss ich sinnvoll Prioritäten setzen und die Termine festlegen.

Jetzt würden mich eure Meinungen zu diesem Thema interessieren. Inwieweit unterstützt euch ZCOPE beim Aufgabenmanagement? Und wo seht ihr noch Verbesserungspotential?

ZCOPE ist bei der ersten SCRUM Konferenz der PIONIERBASIS vertreten!

Die PIONIERBASIS bringt die führenden SCRUM-Experten aus aller Welt an einen virtuellen, runden Tisch. Sie beantworten die brennendsten Fragen aus Softwareentwicklungsabteilungen der Bodenseeregion, die im Rahmen einer Expertenbefragung erhoben wurden.

Zielsetzung
Im Rahmen der Online-Konferenz tauschen sich Softwareentwickler und SCRUM Experten zu konkreten Anliegen aus und bekommen Antworten zu den wichtigsten Fragestellungen im SCRUM Umfeld geliefert.

Ablauf
Um die SCRUM Experten einem möglichst breitem Publikum zugänglich zu machen, werden die Beiträge über das Internet zur Verfügung gestellt. An jedem Tag der Veranstaltung wird ein Top-Experte Stellung zu einem ausgewählten Thema nehmen. Die Teilnehmer können sich in die Übertragung einschalten, Fragen stellen und sich mit anderen Teilnehmern austauschen. Unabhängig von Ort und Zeit bleibt die Aufzeichnung anschließend abrufbar.

Mehr Infos zur SCRUM Konferenz finden Sie unter: http://bit.ly/fbbmD2

Folder SCRUM-Konferenz

Arbeiten mit XING Applications “Spreed & ZCOPE intelligent kombiniert”

Die Applikationen ZCOPE® und Spreed laden gemeinsam zum Webinar ein.

Wir holen den Sommer für Sie zurück und zeigen Ihnenn am Beispiel eines Poolbaus, wie Sie mit den XING-Apps ein Projekt optimal managen (ZCOPE) und die Projektkommunikation effizient abwicklen (Spreed).

Unter allen Teilnehmern verlosen wir einen ZCOPE Zugang im Wert von 49,- € und ein Spreed Konferenzmikrofon im Wert von 39,- €.

Mehr Informationen zu diesem Webinar finden Sie unter: http://bit.ly/9hqi0R

Wir freuen uns sehr über Ihre Teilnahme!

P.S.: Die XingApps finden Sie jetzt auch in Twitter:
http://twitter.com/XingApps

agiles Projektmanagement – Was sind eure Erfahrungen?

Weniger Regeln und starre Prozesse, dafür mehr Freiheit, Flexibilität und Kreativität. Bringt agiles Projektmanagement somit mehr Chancen oder mehr Risiken mit sich? Ist es eher für Einsteiger oder nur für erfahrene Berufspraktiker geeignet? Mehr Kundenorientierung, weniger Bürokratie?
Euer Erfahrungsschatz ist gefragt!

Anbei findet Ihr ein paar Beispiele anderer ZCOPE Kunden:

http://bit.ly/b9LNgH

Vorteile des agilen Projektmanagements

Agiles Projektmanagement ist in aller Munde und auch auf sämtlichen Projektmanagement Kongressen wird das Thema agiles Projektmanagement behandelt. Es stellt sich allerdings immer wieder die Frage, welche Vorteile denn das agile Projektmanagement hat? Weshalb soll ich nach dieser Philosophie vorgehen?

Beim klassischen Projektmanagement investiert der Projektleiter meist sehr viel Zeit in die Planung eines Projektes anhand von Gantt Charts und kritische Pfad-Analysen. Teammitglieder stimmen dieser Planung zu – und arbeiten dann doch meist nach ihren eigenen Plänen.

Das agile Projektmanagement zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass die Teammitglieder schon bei der Planung involviert sind und somit auch die Verantwortung mittragen. Dadurch erhält die Planung mehr Gewicht und Bedeutung beim gesamten Projektteam.

Zudem lockert das agile Projektmanagement die bekannten Regeln des klassischen PM. Sprich, es gibt weniger Regeln. Dies bedeutet allerdings, dass die einzelnen Projektmitglieder mehr Verantwortung und Disziplin haben müssen, um das Projekt erfolgreich durchzuführen.

Die zwei wesentlichen Vorteile des agilen Projektmanagements sind aus meiner Sicht, dass durch die intensive Einbindung der Kunden bessere Projektergebnisse erzielt werden können. Ebenso lässt sich die Geschwindigkeit eines Projektes durch das agile Reagieren auf Rahmenbedingungen erhöhen. Und somit erreicht man schneller das gewünschte Ziel.

Anbei findet Ihr auch noch einen Link zu einem Vortrag von Stefan Hagen, in dem er das agile Projektmanagement dem klassischen gegenüberstellt. http://bit.ly/9ywjlF

Ich freue mich über eine rege Diskussion bzw. Erfahrungsaustausch zum Thema!

ZCOPE – How to plan and organize your projects more easily!

Take the chance and see in this webinar how easy you can use ZCOPE! We will show you based on an easy example how you can use ZCOPE in your daily work and furthermore we will answer your specific questions.

We are looking forward to many registrations: http://bit.ly/cKawUp

Your ZCOPE Team

Everything You Always Wanted to Know About your Project – But were Afraid to Ask

„There are no dumb questions only silly answers.“ (Marshall Loeb)

This is absolutely right. Most of the time it‘s better to ask than to assume. Questions can ease your life – if you ask them at the proper time.

In my projects, I love to ask questions. Especially at the beginning of a project but there are questions that should be asked also afterwards: again and again. Some people won‘t come to the project manager and tell their needs, ideas, sorrows, problems… So you have to come to them.

Why I believe in questions
A short story why I believe in questions: in my by then biggest project ever there was one big part of the solution nobody in my company liked or believed in. But no one said anything – it was presumed to be the „holy wish“ of the customer. As the project leader, I liked the idea neither – because I didn‘t believe in it.

In the kickoff meeting, I thought about how to address this topic. And I decided to ask a simple question. Directly after the welcome speech (I‘m an „in medias res“ girl) I asked the customer‘s project leader: „Why do you want it?“.

My boss nearly had a heart attack. I heard him breathing rather heavily. The project leader looked at me and tried to find an answer. So I helped him out: „Is it because your competitive, company X has it too?“. My boss didn‘t breath at all. My opposite smiled and nodded. I explained him why my team didn‘t believe in the idea. It turned out they also took it for a bad idea and were happy we provided arguments against it. My boss finally came back to life. The happy end: we skipped the disliked part but got the amount fixed in the offer.

My conclusion from this was: it‘s never dumb or bold to ask – a lot of people are only too glad having the chance to talk.

You shouldn‘t be afraid to ask these questions
I collected some questions that can help a lot and should be asked besides the ones you have to ask in every project (e.g. Will we be ready in time? or Who will do it and when?). Some of them I found in the articles I listed at the end of the post, some of them I‘ve used myself:

Addressed to the customer:

• Why do you want to do (produce, build, etc.) it?

Addressed to your team:

• Do you like working in this team/on this project?
• Is this what the customer wants?
• Do we make money with it?

Addressed to everyone:

• Why do you say that?
• What does that mean?
• What does that mean to you?
• Who‘s of a different opinion?
• Is anyone not comfortable with an aspect of it?
• Who else should join this discussion?
• Do we all have the same picture of the project?
• Is it legal?
• Why/why not?
• Why do we have to do that?
• What will happen if we ignore it?
• If we ignore it – how long would we be safe?
• Do we miss anything?
• Do you have questions?
• What did I forget to ask?

And the million dollar question

• I know you don‘t know it. But if you would, what would be the answer?

So you‘re a project manager now?
I extracted this sentence from an absolutely worth reading story on managementblog.org: „Dumb questions“

„Other people are expected to have all the answers. Project managers are expected to have all the questions.“

Where I found some of the questions:
Top 10 Dumb Project Management Questions (reformingprojectmanagement.com)
Ask dumb questions (goodproductmanager.com)

The ZCOPE Academy is born

On 22th July the first free info event of the ZCOPE Academy starts in Bregenz. It´s about a modular trianing concept for agile project management methodologies. The programme goes from basic principles briefings to practical implementation workshops.

Please find more details concerning the modules and dates in German on www.getzcope.com/de/academy. The first events will be organised in the Lake Constance area. Depending on the demand we proably expand our series of lectures to Central Switzerland, Southern Germany and eastern Austria.

I´m thankful for questions, feedback, criticism and helpful suggestions on our ZCOPE group on XING.

See you there,

Oliver

Komplexität und Geschwindigkeit

Die Projekte sind komplexer geworden. Ein Trend, der sich durch zahlreiche Faktoren erklären lässt. Der rasche technologische Fortschritt kann dabei als einen der Hauptgründe angesehen werden. Es kommen immer komplexere Produkte in immer kürzer werdenden Zyklen auf den Markt. Diese Beschleunigung wirkt sich auf nahezu alle Bereiche der Wirtschaft aus. Die Rahmenbedingungen für Projekte verschärfen sich maßgeblich durch die zunehmende Komplexität und Geschwindigkeit. Dabei verstärken sich beide Faktoren gegenseitig.

Je größer die Komplexität eines Produkts, das zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Markt kommen muss, desto höher wird die Geschwindigkeit bzw. desto kürzer werden die Entwicklungsintervalle. Das enge Zeitbudget mit knapp geplanten Entwicklungszyklen wiederum führt zur Erhöhung der Komplexität des Gesamtprojekts.

Die große Herausforderung ist es, trotz dieser verschärften Rahmenbedingungen die Projekte dennoch zum Erfolg zu führen. Das bedeutet mit der Geschwindigkeit umzugehen und die Komplexität beherrschbar zu machen – durch neue Vorgehensweisen, Methoden und Werkzeuge. Mit den agilen Ansätzen, einem erfahrenen Projektmanager und ZCOPE hat man dafür gute Voraussetzungen.