GetGoing - Mobile Marketing

»Euer Slogan sagt alles: Projektmanagement macht Spaß! Mit ZCOPE auf jeden Fall!«

ulrike_meyer

Ulrike Meyer ist Leiterin des Roadshowmanagements bei der GetGoing GmbH in Deutschland. Dank ZCOPE hat sie nicht nur gleich mehrere Projekte gleichzeitig im Griff. Sie hat auch Ihre Kunden und Partner mit eingebunden und so eine zentrale Projekt-Kommunikationsplattform geschaffen. Wie sie das geschafft hat erzählt sie uns in diesem kurzen Gespräch.

 

Wie haben Sie von ZCOPE erfahren?

Durch einen Projektblog. Bevor wir ZCOPE einsetzten habe ich fast ein Jahr lang nach der perfekten Software gesucht. Da wir zum einen herstellender Betrieb sind und zum anderen „Agentur-gleich“ arbeiten, musste eine geeignete Kombination gefunden werden. Ich habe mir viele verschiedene Softwarelösungen vorstellen lassen, aber meist scheiterten diese an dem ein oder anderen wichtigen Punkt für uns.

Was war Ihr erster Eindruck? Warum nutzen Sie ZCOPE?

Mein erster Eindruck (da waren es noch Screenshots) war sehr positiv. Endlich mal eine Software auf die man gerne 10 Stunden am Tag schaut, weil sie übersichtlich strukturiert, groß beschriftet und intuitiv bedienbar ist.

Wie nutzen Sie ZCOPE? Wofür nutzen Sie es? Welche Bereiche nutzen Sie am meisten (Aufgaben, Termine, Dokumente, Blog)?

ZCOPE ist – neben Outlook – die erste Anwendung die jeder Mitarbeiter morgens öffnet. Ein Klick auf „meine Aufgaben“ verrät einem direkt was noch zu erledigen ist. Ich kann gar nicht sagen was wir am meisten nutzen. Jedes Projekt nutzt alle Mittel die ZCOPE bereit stellt.

Besonders herausstellen möchte ich allerdings den Projektblog. Dieser dient uns nicht nur als Wissensdatenbank zum Projekt, sondern fast wie eine „Pinnwand“ für alle Projektbeteiligten. Es gibt manches mal Informationen, die allen Gewerken mitgeteilt werden müssen – nichts leichter als das: Projektblog schreiben und schon sendet das System eine Nachricht an alle raus.

Das Budget wird momentan noch eher stiefmütterlich behandelt, da unsere Budgetstaffelung etwas komplexer ist, als ZCOPE sie im Moment darstellen kann. Aber bislang haben die schlauen Köpfe von ZCOPE viele tolle neue Ideen gehabt und umgesetzt. So bin ich mir sicher, dass dieser Bereich bald auch vollwertiges Mitglied der Projektreiter sein wird.

Haben Sie bisher eine andere Projektmanagement-Software benutzt oder Ihre Projekte auf die harte Tour organisiert (über E-Mails, .xls, etc.)? War die Umstellung schwierig?

Unser Roadshowmanagement wird seit 2006 durch eine eigens dafür programmierte Software abgewickelt. Jedoch bezieht sich diese auf die Touren mit Kundenzugriff etc. Diese ist nicht dafür gedacht zum Beispiel dem Maler mitzuteilen, dass noch eine Wand gestrichen werden muss, oder dass der Folierer weiß, wann die Umfolierung von 2008 auf 2009 stattfinden wird. Die Umstellung war keine Umstellung, sondern eine Erleichterung für alle. Intuitiv haben alle ZCOPE richtig verwendet. Und wenn man erst einmal den Dreh raus hat, wofür es Arbeitspakete und darunter dann die einzelnen Aufgaben gibt, erklärt es sich von ganz allein ;-)

Haben Sie ZCOPE auch schon zweckentfremdet, also für etwas Anderes als Projektmanagement verwendet?

Also Kuchenrezepte haben wir damit noch nicht ausgetauscht, allerdings nutzen wir es ab und zu als ftp Server in dem wir ein Projekt „Download“ geschaffen haben und so allen die auf größere Daten zugreifen müssen, schnell einen Zugang geben zu können. Es sieht halt viel schöner aus als so ein normaler ftp Server daherkommt ;-)

Ihre Geheimtricks und Tipps im Umgang mit ZCOPE?

IMMER erst ein Arbeitspaket anlegen, dann die Aufgabe. Nur so kann man Blog, Dokument, Termin und Meilenstein verbinden ;-) Das ist sicherlich kein wirklicher „Geheimtrick“ aber es spart doch das nachträgliche „noch mal reingehen und verbinden“.

Inwiefern hat ZCOPE die Kommunikation mit Kollegen und Kunden verbessert?

Bedeutend! Besonders freuen sich Externe wie Maler, Tischler, Folierer. Sollte sich eine Deadline ändern, geben wir dies in ZCOPE ein und alle sind gleich informiert. Denn je nach Stresssituation vergisst man doch mal den einen oder anderen. Ein weiterer Vorteil ist die Zweisprachigkeit. Viele unserer Kunden sind nicht aus Deutschland.

Wie viele Projekte laufen in Ihrer Firma gleichzeitig?

Schnell nachgezählt ergeben sich – Stand heute – 11 Projekte in unserem ZCOPE. All diese Projekte ziehen sich meist über mehrere Monate, viele auch über Jahre.

Wie viele Personen in Ihrer Firma benutzen ZCOPE?

In unserer Firma arbeiten 8 Leute mit ZCOPE, externe dazu genommen ergeben 13.

Wie haben Sie Ihre Kunden auf den Umgang mit ZCOPE vorbereitet?

Eigentlich gar nicht. Angerufen: „Ich schicke Dir einen Zugang“ und dann laufen lassen. Es gab bislang nicht einen der eine technische Rückfrage zu ZCOPE hatte. Die einzigen Fragen die entstanden waren inhaltlich. Das mag zum einen damit zusammenhängen, dass wir sehr schlaue Kunden haben, aber zum anderen hat es sicherlich auch mit der einfachen Bedienung von ZCOPE zu tun :-)

Inwiefern hat ZCOPE Ihr E-Mail-Verhalten beeinflusst? Verschicken Sie weniger E-Mails als früher?

Ja, sicherlich sind es einige weniger geworden. Ganz besonders wenn man eine Info an alle Gewerke sendet und jeder antwortet. Als Projektblog hat man diese Information immer an einem Ort (und das auch noch in Jahren während die Emails schon autoarchiviert sind) und auch die Rückkommentare sind übersichtlich erfasst.

Was gefällt Ihnen an ZCOPE am besten? Was sind für Sie die größten Vorteile?

Am besten gefällt mir nach wie vor – das bestätigt der erste Eindruck – die klare Struktur und die großen Schriften. Ich öffne jeden morgen gerne ZCOPE und bewege mich in meinen Projekten. Mein größter Vorteil? Ich kann dies tun, egal in welchem Land oder auf welchem Kontinent ich mich gerade befinde. Ich nehme mein Büro quasi immer mit.

Vielen Dank für das Interview.