ZCOPE Blog

25 wishes to the project fairy

I learned about the idea of the project fairy in an article written by Thomas Mauch: he presented a very interesting method he found in the book „Kurz(zeit)coaching mit Langzeitwirkung“ (Short (term) coaching with long term effect) by Peter Szabó and Insoo Kim Berg.

In order to avoid usual bullshit bingo terms such as „efficiency, goal orientation, sustainability, etc.“, Szabó and Berg recommend another type of question:

„She couldn‘t be with us in this meeting but we have a fairy in our team. She‘s responsible for the miracles in the project. Each and everyone has one wish: what would the situation look like after your wish is fulfilled?

A terrific idea to get real wishes you can work with. I changed it a little bit: I search for wishes that apply to every project. So I asked a lot of people what their wishes would be. And here are the first 25 answers (alphabetically by company name):

1 Russell E. Perry, CEO, 123people.com, Austria
My wish is… a cappuccino with a small spoonful of brown sugar and a warm croissant each morning – in return I will take care of the expenses claim by myself :-)

2 Richard Joerges, Owner, contentXperten, Germany
My wish is… that all project members communicate with each other honestly and via the previously agreed channels (Wiki, internal blog), that they solve problems instead of complaining and finish the project in the defined timeframe and with the defined ressources.

3 Karsten Sauer, Project leader season ticket online, Deutsche Bahn, Germany
My wish is… that the project fairy inspires all project members with the same understanding of requirements, priorities and proper approaches.

4 Tilman Eberle, VP PR & Communications, doodle.com, Switzerland
My wish is… that all the boring but important to do‘s the team is postponing for a long time are done at once.

5 Marcus Pernkopf, CEO, emailcharity.com, Austria
My wish is… high quality and results meeting all interests.

6 Christian Adelsberger, Product manager, Evolaris Next Level, Austria
My wish is… that all team members bring up potential problems and risks at the beginning of the projekt and not when they get critical just to prevent conflicts.

7 Frank Holzer, CFO of a family trust, Austria
My wish is… that people I work with were more straightforward and to the point.

8 Daniel Petri, COO, fatfoogo, Austria
My wish is… that customers are more flexible when it comes to launch dates. Often they cement the date, don’t provide their deliverables and believe we as a software company can make everything possible with a little bit of „stardust“.

9 Thomas Konrad, Head of Corporate Marketing and Communications, Gebrüder Weiss, Austria
My wish is… that assignments are issued clearly and explicitely and completed precisely and in time. Eighter I’m part of the solution or part of the problem ;-).

10 Stefani Akins, Systems Administrator, General Dynamics IT, Germany
My wish is… that project members stick to the project plan and don’t finish their tasks  somewhere along the line.

11 Bettina Turnher, Project manager, University of Liechtenstein, Principality of Liechtenstein
My wish is… that I experience joy, ease and growth in my projects.

12 Christoph Wallner, Product manager, HUBER TRICOT, Austria
My wish is… that the project fairy handles all the tasks that were forgotten in the (kick off) meetings at the beginning of the project – immediately and without further costs.

13 Alexander Gugumuck, Consultant, INITS, Austria
My wish is… that the project fairy gives all project owners a clear insight of what they really want and the capability to communicate it in a precise an understandable manner.

14 Barbara Barnucz, Consultant, Martrix, Austria
My wish is… that projects have enough slack time thus not most of the tasks are done in the last moment; detailed briefings with budget definitions and rather a little too much than too few information.

15 Mirjam Mieschendahl, Owner, morgenjungs.com, Austria
My wish is… that in case of obstacles, accusations are avoided and we all together search for solutions. There is always a solution.

16 Eberhard Huber, Owner, pentaeder, Germany
My wish is… first I wanted to ask for three wishes. At second thought I´d rather wish honest personal communication and real commitments instead of impersonal option-talk. I want to hear statements like “I need a new PC” instead of “someone needs a new PC”. This is even more important in the status meeting. There I wish I heard “I will have the job finished by Monday” instead of “I´m going to look for a solution”.

17 Andreas Reisenbauer, Owner, SYSCOMM, Austria
My wish is… that at the beginning of projects, the fairy clears up all the resentments in the team and dissolves smouldering conflicts into thin air.

18 Peter Eich, CEO, Toursprung, Germany
My wish is… to eliminate the void between detail-decisions. The decision-making procedure is really slow. It consists of a handful of detail decisions that each time take just a few minutes. Nevertheless it takes days or weeks in order to come to them.

19 Steffen Kühr, Co-founder, tripwolf.com, USA
My wish is… I would love the fairy to structure and document the relevant learnings and experiences stored in my head to make sharing with colleagues faster and easier!

20 Christian Lutz, CEO, ueber.mut, Austria
My wish is… that the project fairy motivates me to approach things earlier, before there are lots of red flags.

21 Stefan Rauchegger,  Software Engineer, United Nations Office on Drugs and Crime
My wish is… that the project team has a mutually fault-tolerant, respect- and faithful mindset. Thus, all problems and obstacles can be overcome.

22 Oliver Welge, Consultant, project leader and Software engineer, weluse, Germany
My wish is… that all stakeholders abide to the agreed dates.

23 Martin Hügli, Manager Subscriptions and OpenSocial, XING, Germany
My wish is… that projects spread over national borders really do perform – to do this we need a unified language and collaboration tools.

24 Alexander Tavdidischwili, CEO, Yukoono, Germany
My wish is… more time, more manpower… and a lot more creative thinking around the corner.

25 Constance Stickler, Product manager, ZCOPE, Austria
My wish is… that from the beginning on, all stakeholders put all the information on the table. There shouldn‘t be „secrets“ that will emerge anyway.

What about you? What would be your wish to the project fairy?

A new version of ZCOPE (1.3.2) is online

We are happy to present the newest version of ZCOPE. Many bug fixes and improvements have been implemented that will help you manage your projects even more efficiently.

Improved calendar view
The calendar view has been entirely revamped. Now you can not only see the dates and milestones but also the scheduled tasks.This gives you a much better overview of your project to-dos.

The new calendar view displays tasks

Master export for iCalendar and RSS feeds
For all owners of the STARTER plan and higher we have implemented a completely new function. The project dashboard now offers an iCalendar download for all your projects. By using this your project dates will automatically be synchronised with your desktop calendar. This works with most mail clients such as Outlook 2007 (or higher), Apple iCal or Google Calendar.

The same function is available for the RSS feeds that will deliver all project updates to your RSS reader.

You can find the new iCal and RSS feeds in the project dashboard

The ZCOPE tutorials
With the latest update of the ZCOPE website we have published numerous tutorials that explain how to work best with the project management platform. Now, the most important online presentations are also available in ZCOPE. You will find them in project sections where no action has happened. We recommend to have a look at the tutorials. You might find some interesting tips.

The new tutorials are displayed when no action has happened in a section

More updates
Besides some design improvements we have also made some minor updates to various functions of the tool. For example: it is now possible to inform a team member about a task change via email.

We hope you enjoy the newest version of ZCOPE. We’re looking forward to your feedback!
the ZCOPE team

Warum twitterst Du eigentlich?

„What matters (here) isn‘t technical capital, it‘s social capital. These tools don‘t get socially interesting until they get technologically boring.
It isn‘t when the shiny new tools show up that their users start premiating society. It‘s when everybody is able to take them for granted.“

Clay Shirky: How Twitter can make history (TED Talk)

Twitter ist so einfach, daß es jeder nutzen kann. Genau darum hat es Erfolg und spielt in manchen Bereichen in einer Liga mit Google und den größten Medien. Anstatt den Benutzer mit Funktionen zu überfordern, regt es mehr dessen Kreativität an (hunderte Applikation und Nutzungsarten sind rund um das Tool entstanden).

Warum twittern wir?

• Zielgruppe, Mitbewerber und Multiplikatoren nutzen Twitter
• Ganz eigene Form der Kundennähe, auch für den Support
• Direkter und schneller Zugang zu interessanten Personen und Firmen
• Information

Strategie

Ein gewisses Maß an Strategie muss sein (sonst verzettelt man sich), übertreiben sollte man es aber nicht (ist ein bißchen so wie bei ZCOPE: nur das Notwendigste planen ;-)

• Themen: ZCOPE, Projektmanagement und das Arbeitsleben an sich
• Hashtags/Serien: Es gibt #ZCOPETipp und #PMTipp, ersteres verrät Tipps und Tricks im Umgang mit dem Tool ZCOPE, letzteres umfaßt Projektmanagement und Arbeiten an sich.
• Zitate: Wissen und Erfahrung auf den Punkt gebracht. Erstaunlicherweise passen sehr viele Aussprüche großer Persönlichkeiten in das Twitter-Format von 140 Zeichen. Was diese schlauen Köpfe wohl alles getwittert hätten?
• RSS Feeds: Die Artikel aus unserem Blog werden natürlich alle auch getwittert, bislang noch von Hand.
• Retweeting: Interessante Artikel, Zitate, etc. Und Tweets vom Team, wenn‘s um ZCOPE geht.
• Scheduled Tweets: Ja, zwecks Regelmäßigkeit, Zeitersparnis, ich bin ja nicht immer im Büro… und für Tage, an denen mich keine/kaum kreative Erleuchtung trifft.

Warum wem folgen?

Wir folgen nicht nur Personen, die sich mit Projektmanagement beschäftigen, aber ein halbwegs verwandtes Themen sollte es dennoch sein (z.B. Selbstmanagement, Tipps zum Arbeitswelt, SaaS, etc.).

Wem wir nicht folgen, sind auf 100 Meter gegen den Wind erkennbare reine Marketing-Spammer und Accounts, in denen genau zwei Tweets drinnen sind, beide aus dem Jänner des Vorjahres.

Wir twittern auf: www.twitter.com/zcope

PS: Ich hatte einen solchen Artikel schon des Längeren geplant und der WissensWert Blog Carnival Nr. 5: Warum twitterst Du eigentlich? hat mir endlich die ausreichende Portion Motivation verschafft ;-)

Neue Version (1.3) ist online

Seit dem letzten Update von ZCOPE ist nun schon einige Zeit vergangen. Aber unser Entwickler-Team war nicht untätig und die neue Version, die ab sofort für Sie zur Verfügung steht, hat einiges zu bieten!

Auch dieses Mal haben wir sehr genau auf unsere Benutzer gehört, die uns Ihr Feedback zugesendet haben. Dabei ist ein Thema immer wieder vorgekommen: die Terminierung von Aufgaben. Und genau das ist ab sofort noch einfacher möglich. So funktioniert es:

Aufgaben terminieren
Bei der Erstellung oder Änderung einer Aufgabe können Sie nun direkt einen Endtermin angeben. Wenn das Arbeitspaket, in dem sich die Aufgabe befindet, bereits mit einem Meilenstein verknüpf ist, muss sich dieser Termin vor dem Ende des Meilensteins befinden.

Aufgaben, die nicht eigens terminiert wurden, erhalten automatisch das Datum des Meilensteins als Enddatum.

Wenn Sie eine Aufgabe in ein anderes Arbeitspaket verschieben, wird überprüft, ob der Endtermin der Aufgabe innerhalb des verknüpften Meilensteins möglich ist. Wenn das nicht der Fall ist, wird die Aufgabe automatisch neu terminiert.

Auch beim Verschieben eines Meilensteins überprüft das System, ob die bereits verknüpften Arbeitspakete neu geplant werden müssen. Ist dies der Fall, übernimmt ZCOPE dies natürlich für Sie.

Verbesserte “Meine Aufgaben” Übersicht
Durch die einfachere und genauere zeitliche Planung von Aufgaben ist nun auch die Übersicht über “Meine Aufgaben” erheblich verbessert worden. Sie sehen nun, welche Aufgaben an welchem Tag und sogar zu welcher Zeit erledigt werden sollen.

Verbesserte “Geplant” Ansicht in der Projekt-Übersicht
Auch in der Projektübersicht ist der Bereich “Geplant” nun wesentlich akkurater. Über den Zeitraum-Filter können Sie einstellen, wie weit voraus Sie die geplanten Aufgaben sehen möchten.

Wie immer sind wir schon sehr gespannt darauf, was Sie von der neuen ZCOPE-Version halten. Zögern Sie also nicht, uns Ihre Meinung mitzuteilen: www.getzcope.com/forum

Die Top 10 Gründe warum PM-Software eine blöde Erfindung ist

1. Das erste Mal passiert immer mit MS Project!
2. Die Anforderungen an die PM-Software sind erst nach dem Kauf interessant.
3. Die jährlich neue Version reißt immer wieder ein Loch ins IT-Budget.
4. Die Erwartung das die PM-Software das Denken abnimmt wird gnadenlos enttäuscht.
   
5. Das ständige aktualisieren von Balkenplänen nervt mit der Zeit den stärksten Projektmanager.
6. Mit der PM-Software können nur die wahren Experten umgehen.
7. Die Suche nach zentralen Funktionen bringt mehrere Kaffeepausen mit sich.
8. Dafür gibt es unzählige Funktionen die wirklich keiner braucht.
9. Der Zugriff auf Projekte ist immer nur über einen Arbeitsplatz möglich.
10. Die PM-Software erzeugt einfach nur Frust.

ZCOPE geht in die Luft