ZCOPE Blog

Everything You Always Wanted to Know About your Project – But were Afraid to Ask

„There are no dumb questions only silly answers.“ (Marshall Loeb)

This is absolutely right. Most of the time it‘s better to ask than to assume. Questions can ease your life – if you ask them at the proper time.

In my projects, I love to ask questions. Especially at the beginning of a project but there are questions that should be asked also afterwards: again and again. Some people won‘t come to the project manager and tell their needs, ideas, sorrows, problems… So you have to come to them.

Why I believe in questions
A short story why I believe in questions: in my by then biggest project ever there was one big part of the solution nobody in my company liked or believed in. But no one said anything – it was presumed to be the „holy wish“ of the customer. As the project leader, I liked the idea neither – because I didn‘t believe in it.

In the kickoff meeting, I thought about how to address this topic. And I decided to ask a simple question. Directly after the welcome speech (I‘m an „in medias res“ girl) I asked the customer‘s project leader: „Why do you want it?“.

My boss nearly had a heart attack. I heard him breathing rather heavily. The project leader looked at me and tried to find an answer. So I helped him out: „Is it because your competitive, company X has it too?“. My boss didn‘t breath at all. My opposite smiled and nodded. I explained him why my team didn‘t believe in the idea. It turned out they also took it for a bad idea and were happy we provided arguments against it. My boss finally came back to life. The happy end: we skipped the disliked part but got the amount fixed in the offer.

My conclusion from this was: it‘s never dumb or bold to ask – a lot of people are only too glad having the chance to talk.

You shouldn‘t be afraid to ask these questions
I collected some questions that can help a lot and should be asked besides the ones you have to ask in every project (e.g. Will we be ready in time? or Who will do it and when?). Some of them I found in the articles I listed at the end of the post, some of them I‘ve used myself:

Addressed to the customer:

• Why do you want to do (produce, build, etc.) it?

Addressed to your team:

• Do you like working in this team/on this project?
• Is this what the customer wants?
• Do we make money with it?

Addressed to everyone:

• Why do you say that?
• What does that mean?
• What does that mean to you?
• Who‘s of a different opinion?
• Is anyone not comfortable with an aspect of it?
• Who else should join this discussion?
• Do we all have the same picture of the project?
• Is it legal?
• Why/why not?
• Why do we have to do that?
• What will happen if we ignore it?
• If we ignore it – how long would we be safe?
• Do we miss anything?
• Do you have questions?
• What did I forget to ask?

And the million dollar question

• I know you don‘t know it. But if you would, what would be the answer?

So you‘re a project manager now?
I extracted this sentence from an absolutely worth reading story on managementblog.org: „Dumb questions“

„Other people are expected to have all the answers. Project managers are expected to have all the questions.“

Where I found some of the questions:
Top 10 Dumb Project Management Questions (reformingprojectmanagement.com)
Ask dumb questions (goodproductmanager.com)

The ZCOPE Academy is born

On 22th July the first free info event of the ZCOPE Academy starts in Bregenz. It´s about a modular trianing concept for agile project management methodologies. The programme goes from basic principles briefings to practical implementation workshops.

Please find more details concerning the modules and dates in German on www.getzcope.com/de/academy. The first events will be organised in the Lake Constance area. Depending on the demand we proably expand our series of lectures to Central Switzerland, Southern Germany and eastern Austria.

I´m thankful for questions, feedback, criticism and helpful suggestions on our ZCOPE group on XING.

See you there,

Oliver

Komplexität und Geschwindigkeit

Die Projekte sind komplexer geworden. Ein Trend, der sich durch zahlreiche Faktoren erklären lässt. Der rasche technologische Fortschritt kann dabei als einen der Hauptgründe angesehen werden. Es kommen immer komplexere Produkte in immer kürzer werdenden Zyklen auf den Markt. Diese Beschleunigung wirkt sich auf nahezu alle Bereiche der Wirtschaft aus. Die Rahmenbedingungen für Projekte verschärfen sich maßgeblich durch die zunehmende Komplexität und Geschwindigkeit. Dabei verstärken sich beide Faktoren gegenseitig.

Je größer die Komplexität eines Produkts, das zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Markt kommen muss, desto höher wird die Geschwindigkeit bzw. desto kürzer werden die Entwicklungsintervalle. Das enge Zeitbudget mit knapp geplanten Entwicklungszyklen wiederum führt zur Erhöhung der Komplexität des Gesamtprojekts.

Die große Herausforderung ist es, trotz dieser verschärften Rahmenbedingungen die Projekte dennoch zum Erfolg zu führen. Das bedeutet mit der Geschwindigkeit umzugehen und die Komplexität beherrschbar zu machen – durch neue Vorgehensweisen, Methoden und Werkzeuge. Mit den agilen Ansätzen, einem erfahrenen Projektmanager und ZCOPE hat man dafür gute Voraussetzungen.

Frauen im Projektmanagement

Bas de Baar (der Projekt-Seelenklempner) führte zum Thema “Frauen im Projektmanagement” ein interessantes Interview mit Elizabeth Harrin vom PM for Girls-Blog, die das Buch „Project Management In The Real World“ geschrieben hat:

Es stimmt, noch immer haben weniger Frauen als Männer den Jobtitel Projektmanager, und das…

… obwohl sie jede Menge Projekte managen (ja, auch die Weihnachtsfeiern organisierende Sekretärin zählt im weitesten Sinne dazu).
… obwohl sie die nötigen Eigenschaften mitbringen (auch wenn sie dadurch scheinbar nicht Chef werden).

Als ich so ca. 2001 mit Projektmanagement angefangen habe, war ich der einzige weibliche Projektmanager in der Firma und auch die Kollegen bei Kunden, Lieferanten und Partnern waren fast durch die Bank Männer. Ganze 4 Jahre hat es gedauert, bis wir eine weitere Kollegin hatten. Seitdem hat sich zum Glück schon so einiges geändert…

Die Tanks (wieder)auffüllen

Es gibt Projekte, die scheinen ewig zu dauern. Und bei manchen trifft das Team auch noch selten bis nie zusammen. In diesen Fällen ist es umso wichtiger, Motivationsengpässen vorzubeugen, schreibt Brad Egeland schreibt auf pmtips.net.

Erholung
Wenn irgend möglich, sollte sich das Team wenigstens einmal im Laufe des Projekts treffen und dann auch etwas abseits der Arbeit miteinander unternehmen.

Gerade wenn man sich nur von Telefongesprächen und E-Mails her kennt, ist es wichtig, den Projektleiter und die Kollegen auch mal „in echt“ zu sehen. Ein Zusammentreffen stärkt die Beziehungen untereinander und hilft mit, Missverständnisse zu vermeiden. Wen man persönlich kennt, dem tut man auch mal einen Gefallen – und das kann in schwierigen Projekten von großem Vorteil sein.

Anerkennung
Wird die eigene Leistung gesehen und gewürdigt, steigt die Motivation. Clever platziert, erfährt das ganze Unternehmen davon, was auch dem Projektmarketing hilft („Da geht was weiter“, „Die sind voll motiviert“).

Wird eine „Aussendung“ an Leute außerhalb des Teams geschickt, bleiben Sie auf dem Teppich. Gerade, wenn jeder weiß, wer für welche Erfolge zuständig ist, sollte man auf keinen Fall „schleimen“. Ein früherer Kollege von mir hat das gemacht – ich habe mich in dem Projekt danach nicht mehr wirklich wohlgefühlt – als Teammitglied wird man bis zu einem gewissen Grad ja in denselben „Topf“ geworfen.

Belohnung
Für wirklich besondere Leistungen sollte es auch eine besondere Belohnung geben, Egeland schlägt z.B. Gutscheine vor.

Ein gewisses Maß an Überstunden pro Monat sind Standard, aber wenn ein Teammitglied mehrere Wochenenden in Folge für den Projekterfolg opfert, ist das nichts, was man als normal voraussetzen sollte. Ein paar Gutscheine kosten nicht viel, zeigen aber enorme Wirkung. Ich weiß noch genau, wie sehr ich mich zur 5-jährigen Firmenzugehörigkeit über einen iPod gefreut habe (mit persönlicher Gravur!).

Auch wenn Sie als Projektleiter von weiter oben nicht wirklich gewürdigt werden – geben Sie das nicht an Ihr Team weiter: der Erfolg Ihres Teams ist auch Ihr Erfolg.

Welche Kompetenzen braucht ein Projektmanager?

Elizabeth Harrin listet auf pmtips.net eine Reihe von Kompetenzen auf, die einen Projektmanager ausmachen. Diese lassen sich durch das Buch „APM Competence Framework“ herausfinden und weiterentwickeln; sie eignen sich jedoch durchaus auch für eine Selbstbewertung.

1. Technik

• Risikomanagement
• Schätzungen
• Stakeholder- und Ressourcenmanagement
• Planung
• Konfigurationsmanagement
• Leistungsmanagement
• Veränderungskontrolle
• Kostenplanung

2. Verhaltensweisen

• Konfliktmanagement
• Kommunikation
• Teamwork
• Führungskompetenz
• Verhandlungsgeschick
• Lernen und Weiterentwicklung

3. Zusammenhänge

• Rechtbewußtsein
• Betriebsführung, -steuerung
• Unterstützung, Patenschaft
• Rollen und Strukturen in Organisationen
• Projektlebenszyklus
• Gesundheit und Sicherheit

Wenn ich mich nun selbst bewerte – meine Stärke liegt ganz klar in Punkt 2, gefolgt von Punkt 3 und erst dann in Punkt 1. Und wie sieht es bei Euch aus?

Wirkt wahre Wunder – die Projekt-Fee

Auf imgriff.com hat Thomas Mauch eine höchst interessante Coaching-Methode aus dem Buch „Kurz(zeit)coaching mit Langzeitwirkung“ von Peter Szabó und Insoo Kim Berg vorgestellt: Der Wunsch an die Projekt-Fee.

Um sich bei den Fragen nach Erwartungen und Zielen nicht beim üblichen (eigentlich überflüssigen) Bullshit-Bingo „Effizienz, Zielorientierung, Nachhaltigkeit, etc.“ festzufahren, wird die „Wunderfrage“ empfohlen. Diese soll aus den Projekt-Teilnehmern herauskitzeln, was ihnen wirklich wichtig ist und sich dann auch konkret messen lässt.

Man stellt dem Team die folgende Frage (und ignoriert einfach unbeirrt allfällige spöttische Blicke): “Sie konnte zwar an unserer Sitzung nicht teilnehmen, aber wir haben eine Fee im Projektteam. Sie ist für die Wunder im Projekt zuständig. Jeder und jede hat ein Wunder frei – die Fee wird es bis morgen erledigen. Genau so, wie Ihr Euch das wünscht und noch ein wenig mehr. Wie sieht es morgen früh aus, wenn die Fee Eure Wünsche eingelöst hat? Was tut Ihr dann? Was ist das Ergebnis des Projekts?”.

Ich muss das unbedingt mal ausprobieren… Wer hat schon mal?

Projektmanagement für Anfänger

Scott Berkun ist ein erfahrener Projektmanager, Autor diverser Bestseller, ausgezeichneter Redner, Berater von Fortune 500 Unternehmen und lehrt „creative thinking“ an der Universität von Washington.

Er empfiehlt die folgenden Schritte, bevor man mit professionell(er)em Projektmanagement loslegt:

1. Sprechen Sie mit Ihrem Team (und zwar mit jedem Mitglied einzeln) darüber, was am Projekt frustriert und was man besser machen könnte.
2. Fragen Sie dann um Vorschläge, was Sie machen können und was das Team bereit ist zu tun bzw. zu versuchen.
3. Stellen Sie dann (basierend auf den Dingen, die Sie in den Gesprächen erfahren haben) eine einfache Veränderung vor, die die meisten Chancen auf Akzeptanz und Verbesserung hat. Wenn es im Team sehr viele Konflikte gibt, suchen Sie sich etwas Kleines aus. Wenn es viele Meinungsverschiedenheiten gibt, wählen Sie etwas, das Sie mit nur ein bis zwei anderen Personen realisieren können.
4. Führen Sie nun die Veränderung ein.
5. Wenn es nicht wirklich funktioniert – zurück zu Schritt 1.
6. Wenn es gut funktioniert – auf zum nächsten Schritt wie unter 3. beschrieben.

Ohne Gedankenaustausch mit dem Team, ohne Aufbau von Glaubwürdigkeit und Führungskompetenz wird Ihnen kein Buch, kein Diplom, kein noch so hoher IQ weiterhelfen. Arbeiten Sie mit dem Team und verdienen Sie sich Vertrauen.

Wenn Babys machen ein Projekt wäre

• Der Projektmanager ist jemand der denkt, dass neun Frauen ein Baby in einem Monat liefern können.
• Der Entwickler denkt, es wird 18 Monate dauern ein Baby zu liefern.
• Der Vor-Ort-Koordinator glaubt, eine ledige Frau kann neun Babys in einem Monat liefern.
• Der Kunde ist derjenige der nicht weiß, warum er ein Baby will.
• Der Marketing Manager ist der Meinung er kann ein Baby liefern ohne über einen Mann und eine Frau zu verfügen.
• Das Ressourcenoptimierungsteam meint ohne Männer und Frauen auskommen zu können; sie wollen das Baby liefern, ohne Ressourcen zu beanspruchen.
• Dem Dokumentationsteam ist es egal, ob ein Baby geliefert wird, es dokumentiert einfach die neun Monate.
• Der Qualitätsauditor wird mit dem gelieferten Baby nie und nimmer glücklich sein.
• Der Tester kann jederzeit belegen, dass es nicht das richtige Baby ist.

Gefunden bei Irish mammy on the run – und die muss es ja wissen.

Checkliste für gute Moderation

Das ist ein Gastbeitrag von Mag. (FH) Markus Scheffknecht, Bereichsleiter Marketing bei Meusburger Georg GmbH & Co KG.

Checkliste für gute Moderation

Bei Start und Landung angeschnallt: Wie beim „Fliegen“ sind Anfang und Ende eines Meetings wichtig. Die freundliche Beratung und persönliche Begrüßung und Wertschätzung der Teilnehmer steht am Anfang!

Konferenzprinzip FILO (First in, Last out):

• Agenda: Zeitbudget, Struktur und Ziel der Sitzung klären
• Gleichen Informationsstand bei allen Beteiligten gleich zu Beginn schaffen und möglichst viel Zeit für die Entscheidungsphase einplanen
• Veranstalterrolle wahrnehmen (Räumlichkeiten organisieren,…)
• Nicht bis zu letzten Minute was Anderes machen
• Ankommende Teilnehmer begrüßen, sich einstimmen

Protokollfunktion: Protokoll öffentlich (am Flipchart, Beamer,…) und simultan führen. Abschließend die Punkte nochmals durchgehen, Commitment erreichen. Anschließend aufräumen (Fotoprotokolle).

• Quantitatives Ergebnisprotokoll mit meßbaren Zielen
• Maßnahmen (Wer, Was, Wann)
• Offene Punkte-Liste

Wer schreibt, der bleibt: Schriftlichkeit bedeutet den Zwang zu einer Struktur und zur Konzentration auf das Wesentliche. Transparenz erzeugen, Schwafeln verhindern.

Rolle des personifiziertes Fragezeichens einnehmen:

• Wer fragt, der führt
• Offene W-Fragen stellen (Wer, was wie, womit, wann, wodurch,…)
• Frageliste vorbereiten
• Wer anlassorientiert aufsteht, bekommt Moderationsfunktion. Plätze bzw. Anlässe schaffen!

Betriebswirtschaftliches Know How einbringen:

• Gespür für Zahlen, ökonomische Logik prüfen
• Sachlich richtige Fragen stellen gibt Akzeptanz
• Als Coach und Trainer wirken: Wissen weiter geben

Angenehme Atmosphäre schaffen: Moderator kommt von moderat: (Ab)wertungen und Pauschalkritik vermeiden, Beziehungsebene beachten, gezieltes Lob spenden, für gute Stimmung sorgen.

Das Ergebnis auf sich wirken lassen: Stolz auf das Geleistete sein!