ZCOPE Blog

The top reasons for needless meetings

1. All has been said.
2. All has been said. But not everybody has said it.
3. All has been said. Everybody has said it. But not equally often.

[Peter Arndt; via syscomm.at]

Interview mit Manfred Moser

Interview mit Manfred Moser:

Seit wann bist Du als Projektmanager tätig?

• Von 1986-1998 als PM
• Seit 1999 im Business-Management

Wie viele Projekte hast Du schon gemacht?

• Als PM ca. 10, davon aber 2 mit mehr als 30Mio Euro Projektumsatz
• Als Business-Manager habe ich bis zu 15 PMs geführt und damit die Management Verantwortung von über 50 Projekten gehabt

Was war Dein Lieblingsprojekt?
Jedes ist für sich immer eine neue schöne Herausforderung

Was ist/sind die wichtigste(n) Eigenschaft(en) eines Projektmanagers?
PM kann man nicht lernen, dafür muß man geboren sein

Wenn Du kein Projektmanager geworden wärst, was wärst Du dann? Und warum?
Na dann halt roject manager, frei nach Reinhard Mey: „…und gibt es keine Klempner mehr, na dann werde ich halt Installateur…“

Was ist Deiner Meinung nach für den Projekterfolg am wichtigsten?
Das klar definierte Ziel! Dennn moving targets führen zu never ending projects.

Wie (Kriterien, Auswahlverfahren) suchst Du Deine Projekt-Mitglieder aus?
Nach sozialen und fachlichen Eigenschaften

Wie motivierst Du Dein Team?
Ständig den erreichten Erfolg überprüfen, dokumentieren und kommunizieren.

Wie gehst Du mit Druck um (z.B. bei Nichteinhalten des Zeitplans)?

• Analyse und Definition der offenen Punkte
• Neugliedern der Prioritäten
• Finden von Beschleunigungsfaktoren
• Heute beginnt der Rest des Projektes und der Rest des Projektes ist immer ein eigenes Projekt

Was ist das Beste, das Du von einem Projekt-Mitglied je gelernt hast?
„Adding people to a late project makes the project later.“

Welche Fragen sollte man in einem Projekt immer stellen?
Ist das Projektziel klar und eindeutig definiert?

Wie kritisiert man richtig?
Mit Hilfe von Verbesserungsvorschlägen

Wie kann man sicherstellen, dass alle vom Gleichen sprechen?
In dem jeder mit seinen Worten das Verstandene für alle anderen wiedergibt.

Die schlimmsten Fehler in Meetings

• Das Meetigziel im Zuge der Einladung nicht klar definieren
• Fehlende Agenda
• Unzureichende Vorbereitung der Teilnehmer
• Störungen von außen (Handyleuten, ungebetene Besucher….)
• Unpünktlichkeit
• Keine oder zu späte Protokolle

Wirkt wahre Wunder – die Projekt-Fee

Auf imgriff.com hat Thomas Mauch eine höchst interessante Coaching-Methode aus dem Buch „Kurz(zeit)coaching mit Langzeitwirkung“ von Peter Szabó und Insoo Kim Berg vorgestellt: Der Wunsch an die Projekt-Fee.

Um sich bei den Fragen nach Erwartungen und Zielen nicht beim üblichen (eigentlich überflüssigen) Bullshit-Bingo „Effizienz, Zielorientierung, Nachhaltigkeit, etc.“ festzufahren, wird die „Wunderfrage“ empfohlen. Diese soll aus den Projekt-Teilnehmern herauskitzeln, was ihnen wirklich wichtig ist und sich dann auch konkret messen lässt.

Man stellt dem Team die folgende Frage (und ignoriert einfach unbeirrt allfällige spöttische Blicke): “Sie konnte zwar an unserer Sitzung nicht teilnehmen, aber wir haben eine Fee im Projektteam. Sie ist für die Wunder im Projekt zuständig. Jeder und jede hat ein Wunder frei – die Fee wird es bis morgen erledigen. Genau so, wie Ihr Euch das wünscht und noch ein wenig mehr. Wie sieht es morgen früh aus, wenn die Fee Eure Wünsche eingelöst hat? Was tut Ihr dann? Was ist das Ergebnis des Projekts?”.

Ich muss das unbedingt mal ausprobieren… Wer hat schon mal?

Checkliste für gute Moderation

Das ist ein Gastbeitrag von Mag. (FH) Markus Scheffknecht, Bereichsleiter Marketing bei Meusburger Georg GmbH & Co KG.

Checkliste für gute Moderation

Bei Start und Landung angeschnallt: Wie beim „Fliegen“ sind Anfang und Ende eines Meetings wichtig. Die freundliche Beratung und persönliche Begrüßung und Wertschätzung der Teilnehmer steht am Anfang!

Konferenzprinzip FILO (First in, Last out):

• Agenda: Zeitbudget, Struktur und Ziel der Sitzung klären
• Gleichen Informationsstand bei allen Beteiligten gleich zu Beginn schaffen und möglichst viel Zeit für die Entscheidungsphase einplanen
• Veranstalterrolle wahrnehmen (Räumlichkeiten organisieren,…)
• Nicht bis zu letzten Minute was Anderes machen
• Ankommende Teilnehmer begrüßen, sich einstimmen

Protokollfunktion: Protokoll öffentlich (am Flipchart, Beamer,…) und simultan führen. Abschließend die Punkte nochmals durchgehen, Commitment erreichen. Anschließend aufräumen (Fotoprotokolle).

• Quantitatives Ergebnisprotokoll mit meßbaren Zielen
• Maßnahmen (Wer, Was, Wann)
• Offene Punkte-Liste

Wer schreibt, der bleibt: Schriftlichkeit bedeutet den Zwang zu einer Struktur und zur Konzentration auf das Wesentliche. Transparenz erzeugen, Schwafeln verhindern.

Rolle des personifiziertes Fragezeichens einnehmen:

• Wer fragt, der führt
• Offene W-Fragen stellen (Wer, was wie, womit, wann, wodurch,…)
• Frageliste vorbereiten
• Wer anlassorientiert aufsteht, bekommt Moderationsfunktion. Plätze bzw. Anlässe schaffen!

Betriebswirtschaftliches Know How einbringen:

• Gespür für Zahlen, ökonomische Logik prüfen
• Sachlich richtige Fragen stellen gibt Akzeptanz
• Als Coach und Trainer wirken: Wissen weiter geben

Angenehme Atmosphäre schaffen: Moderator kommt von moderat: (Ab)wertungen und Pauschalkritik vermeiden, Beziehungsebene beachten, gezieltes Lob spenden, für gute Stimmung sorgen.

Das Ergebnis auf sich wirken lassen: Stolz auf das Geleistete sein!

Weg mit den Stühlen oder Wie man Meetings kurz hält

Ob man nun alle Stühle entfernt oder eine Sitzgelegenheit für sich zurückbehält bleibt jedem selbst überlassen. Im Sinne des Arbeitsklimas sollte jedoch das gleiche Recht für alle herrschen.

Weitere Tipps, wie man Zeit sparen kann:

• Erstellen Sie eine (realistische) Agenda. Und halten Sie sich auch daran.
• Laden Sie nur Personen ein, die wirklich dabei sein müssen.
• Laden Sie Personen nur für den Zeitraum ein, in welchem für sie relevante Themen besprochen werden.
• Checken Sie technisches Equipment (z.B. Beamer) vor dem Meeting.
• Laptops, etc. sind okay, solange sie wirklich gebraucht werden. Ist Obama in Ihrem Team, verbieten Sie Blackberrys.
• Besprechen Sie die wichtigsten Themen am Anfang. Weniger Wichtiges kann man „abschneiden“.

Und damit Sie auf jeden Fall pünktlich beim nächsten Meeting sind:

• Beenden Sie Besprechungen zum vorgesehenen Zeitpunkt. Wenn dann noch etwas offen ist, vereinbaren Sie ein weiteres Treffen.

Der absolute Killer-Tipp ist jedoch:

• Legen Sie die Besprechung in die zeitliche Nähe des Feierabends. Das wirkt Wunder ;-)

P.S.: Im ZCOPE-Büro gibt es übrigens auch einen Raum mit Stehtischen. Es hilft tatsächlich.