On 22th July the first free info event of the ZCOPE Academy starts in Bregenz. It´s about a modular trianing concept for agile project management methodologies. The programme goes from basic principles briefings to practical implementation workshops.

Please find more details concerning the modules and dates in German on www.getzcope.com/de/academy. The first events will be organised in the Lake Constance area. Depending on the demand we proably expand our series of lectures to Central Switzerland, Southern Germany and eastern Austria.

I´m thankful for questions, feedback, criticism and helpful suggestions on our ZCOPE group on XING.

See you there,

Oliver

Vom klassischen zum agilen Projektmanagement from ZCOPE on Vimeo.

Projektmanagement 2.0
Vom klassischen PM zur webbasierten Projektplattform ZCOPE

Inhalt

Vom klassischen zum agilen Projektmanagement
Dr. Stefan Hagen (pm-blog.com) über die aktuellen Trends im Projektmanagement

Präsentation der Plattform ZCOPE
Alles über die Funktionen und Besonderheiten der Web-Anwendung

Was sagen die ZCOPE-Benutzer?

• Feedback zu Funktionen
• Tipps & Tricks im Umgang mit ZCOPE
• Beeinflussung des Projektmanagements

Termin & Ort
26. März 2009, 17:00 Uhr
Dauer ca. 60 Minuten mit anschliessender Diskussionsrunde

MASSIVE ART GmbH
Arlbergstrasse 119
A-6900 Bregenz

Anfahrtsplan (Google Maps)

Ammeldung
Telefonisch unter +43 (5574) 90609-0 oder per E-Mail unter info@massiveart.com

Achtung: begrenzte Teilnehmerzahl
Die Veranstaltung ist kostenlos.

Wir freuen uns sehr auf Ihren Besuch!
Das ZCOPE-Team

Und das, obwohl ich einige Anläufe genommen habe, mein tägliches Tun zu beschreiben und ein Gutteil ihres Jobs auch Projektmanagement beinhaltete, nur hat sie es nicht gewusst bzw. nicht so benannt. Nun ist schon die Erklärung von Projektmanagement an sich („Was tust Du denn da eigentlich genau?“) recht anspruchsvoll, das Erläutern von „agilem Projektmanagement“ legt da die Latte noch etwas höher.

Als wirklich sehr gute Ansätze habe ich die beiden folgenden Artikel empfunden, die beide mit der Storytelling (Geschichtenerzählen) Methode arbeiten:

Autobau
Jean-Pierre verwendet in „Wie würde ich agil meinen Eltern erklären?“ die Metapher vom Bau eines neuen Autos. Er weiss, was das Auto können soll, hat aber keine Ahnung vom Autobau. Das braucht er auch nicht – das übernehmen ja sowieso die Profis – sprich sein Team. Gemeinsam wird das Vorgehen erarbeitet, man trifft sich regelmäßig und Jean-Pierre ist somit immer am Laufenden und kann sein Feedback anbringen. Nach 12 Monaten steigt er stolz in sein Auto. Er weiß immer noch nicht mehr über den Autobau an sich, aber das war/ist auch nicht nötig.

Der Skiausflug
Peter Stevens erklärt Scrum anhand eines Skiausflugs mit der Familie „Explaining Scrum to my Parents“. In einer kniffligen Situation (Sessellift hat technische Probleme) muss eines der Kinder auf die Toilette. Eine solche ist nicht in der Nähe, man muss möglichst zeitnah entscheiden, ob man wartet, bis der Lift wieder funktioniert oder zu einer anderen Liftstation fährt, obwohl das vom eigentlich Ziel Parkplatz weg- und zu einem Schlepplift (mit dem die Kids noch keine Erfahrung haben, was aber vom Liftwart als trotzdem bewältigbar eingestuft wird) hinführt. Man entscheidet sich für Letzteres. Was das mit Scrum zu tun hat? Laut Stevens so einiges:

• Dem Kunden schnellstmöglich helfen: die Toilette.
• Das Problem in Teilprobleme aufteilen, mit dem Dringendsten anfangen.
• Information über Alternativen einholen, um Entscheidungen bestmöglich treffen zu können.
• Teamwork: jeder hat gute Ideen.
• Ans Team glauben: man wächst mit der Herausforderung.

Mehr zum Thema Storytelling und Projektmanagement gibt’s auf dem Blog von Sigrid Hauer.

Problem #1: Mangelndes Vertrauen
Um nicht verletzbar zu sein, versuchen die einzelnen Mitglieder, ihre Fehler und Schwächen vor dem Team zu verstecken. Dies macht ein gegenseitiges Vertrauen schwer bis unmöglich.

Lösung: Agile Methoden unterstützen 4-Augen-Gespräche, Gespräche zwischen allen Team-Mitgliedern sowie eine offene, konstruktive Feedback-Kommunikation. Häufige (oft tägliche) Iterationen zeigen Probleme auf, das Wesen der agilen Methoden ist auf deren gemeinsame Lösung im Team und gegenseitige Hilfe ausgerichtet.

Problem #2: Angst vor Konflikten
Mangelndes Vertrauen (siehe Problem #1) erschwert produktive Konflikte.

Lösung: Das gesamte Team wird bei agilen Projekten in alle Bereiche eingebunden (Aufwandsschätzungen, Planung, Status-Updates und Retrospektiven). Die täglichen Abstimmungsmeetings werden für das Team abgehalten, nicht für den Manager. Sie ermöglichen eine hohe Transparenz des Projekt-Status für alle. Probleme werden konstruktiv diskutiert und gemeinsam gelöst.

Problem #3: Fehlender Einsatz
Aufgrund von #1 und #2 werden eigene Vorbehalte und Feedback oft nicht genug eingebracht, so dass einige Team-Mitgliedern das Projekt gar nicht oder nicht voll unterstützen.

Lösung:
Die Stärke der agilen Methoden liegt darin, dass das Projekt vom gesamten Team getragen wird – und zwar von Anfang an. Gemessen wird der Erfolg an der Erfüllung von Vorgaben, die sich das Team selbst gesetzt hat.

Problem #4: Vermeiden von Verantwortung
Wenn Team-Mitglieder das Projekt nicht voll unterstützen, wollen sie auch nicht für dessen Fortschritt bzw. Erfolg verantwortlich sein.

Lösung: In der agilen Denkwelt hat jedes Mitglied seinen Anteil am Erfolg der gemeinsamen Sache. Alleingänge und ein Zurückbleiben in den Leistungen werden bei den häufigen Meetings sichtbar. In beiden Fällen kann der Gruppendruck zu Verbesserungen führen.

Problem #5: Ergebnisorientierung
Zu viel Konzentration auf die eigenen Bedürfnisse (z.B. nach Anerkennung) schwächt den Einsatz für das gemeinsame Ziel.

Lösung: Die agile Vorgehensweise fördert das Teamwork, die Arbeit und das Ergebnis des Einzelnen tritt hinter die Arbeit und das Ergebnis des Teams.

(Bild: neropercaso on Flickr)

Wie schon berichtet hatten wir die Möglichkeit an der Future of Web Apps 2008 (FOWA08) in London teilzunehmen. Unser ausführliches Twitter-Protokoll hat gezeigt, dass die Veranstaltung wieder einmal sehr eindrücklich war. Auf der FOWA08 präsentierten führenden Web-Unternehmen wie Google, AOL, DIGG oder FriendFeed Ihre Ausblicke für die Zukunft der Entwicklung von Web-Applikationen.

Ein Vortrag, der mich besonders beeindruckt hat, stand ganz im Zeichen der auch auf der Konferenz allgegenwärtigen Finanzkrise auf den Aktienmärkten. Tim Bray von Sun Microsystems referierte über das Thema “How to survive the rough times” und traf damit genau den Nerv des Publikums. Bray, der schon den Bubble-Burst 2001 miterlebt hat, gab sehr hilfreiche Tipps, wie sich Unternehmen und Entwickler in Zeiten der Finanzknappheit verhalten sollen. Das Thema Projektmanagement kam dabei auch öfters vor.

Eine Kernaussage des Vortrags war „Avoid waterfall projects“. Bray bezieht sich damit auf Projekte, die eine sehr lange Planungsphase benötigen. Er ist der Überzeugung, dass solche Projekte in Unternehmen keine Unterstützung mehr finden werden, da sie zu viel Kosten verschlingen ohne einen schnellen Output zu generieren. Die Lösung: Agile Projekte! Diese haben den Vorteil, dass sie schnell Ergebnisse produzieren und die Kosten so schneller und vor allem realistischer abschätzbar sind.

Dass mir das sehr gut gefallen hat ist sicher nichts ungewöhnliches. ZCOPE wurde ja entwickelt, um den agilen Projektmanagement-Ansatz zu unterstützen. Wichtig für mich war jedoch zu hören, dass agile Projekte einen klaren unternehmerischen Vorteil ermöglichen. Wenn eine führende, weltweit agierende Firma wie Sun eine solche Vorgehensweise unterstützt, muss schon etwas dran sein.

Ich möchte die Aussagen von Tim Bray sogar noch ein wenig weiter treiben. Denn ich bin der Meinung, dass in konjunkturschwachen Zeiten die klassischen Projektmanager nicht mehr gefragt sind. PM wird zur Notwendigkeit und muss vom gesamten Team mitgetragen werden. Das Projektmanagement wird zunehmend von Mitarbeitern übernommen, die hauptsächlich für andere Bereiche wie z.B. Produktentwicklung etc. verantwortlich sind. Der reine Projektmanager verschwindet.

Das mag jetzt etwas radikal klingen. Aber der agile PM-Ansatz hat sich gerade darum entwickelt, weil klassische Projektmanager mit dem ultra-schnellen Change-Management von Softwareprojekten nicht mehr mithalten konnten (man möge mir die Verallgemeinerung an dieser Stelle verzeihen).

Ich bin nicht ganz überzeugt, dass so ultimativ schlechte Zeiten vor der Türe stehen (ich bin Optimist von Natur aus; allerdings widerspricht mir die Realität). Und doch denke ich, dass sich agiles Projektmanagement in  allen Branchen durchsetzen wird. Bestimmt nicht für jeden Business-Fall, aber ganz bestimmt für all jene, die keine Flugzeuge bauen müssen.

Wie Sie wissen, basiert ZCOPE auf einem agilen Projektmanagement-Verständnis. Damit sind u.a. folgende Prinzipien verbunden:

• Kommunikation und Interaktion stehen im Zentrum
• Einfachheit und Pragmatismus statt Bürokratismus und blinder Methodengläubigkeit
• soviel Planung und Dokumentation wie nötig, nicht soviel wie möglich
• kontinuierliche Weiterentwicklung des Projekts und deren Inhalte (iteratives Vorgehen), kontinuierliche Änderungen
• schnell funktionierende Lösungen erarbeiten

Sind diese (agilen) Prinzipien nur in Softwareentwicklungsprojekten anwendbar? Nein. Ich meine, dass diese Prinzipien auf sehr viele Projektarten übertragbar sind. Entscheidend ist jeweils, dass Sie die richtige Mischung zwischen stabilen Rahmenbedingungen und agilem, flexiblen Vorgehen finden. Ich möchte dies am Beispiel eines Innovations- oder Produktentwicklungsprojekts kurz erläutern.

A) Bei Innovationsprojekten macht es nach wie vor Sinn, sich an erprobte Stage-Gate-Modelle anzulehnen. Klare Milestones, klare Entscheidungskriterien, klare Prozesse.

B) Eine Detaillierungsebene tiefer sind die verschiedenen Dimensionen des Projekts (häufig deckungsgleich mit den involvierten Fachabteilungen) zu planen, vergleichbar mit dem RUP-Vorgehensmodell (Rational Unified Process).

Übertragen auf ein Innovationsprojekt könnte dies bedeuten, dass die Dimensionen Ideengenerierung, Businessplanung, Design, Konzeption & Spezifikation, Technik etc. über den gesamten Projektverlauf in unterschiedlichen Intensitäten vorkommen.

C) Wiederum eine Ebene tiefer folgt nun das klassische agile, iterative Vorgehen, welches aus einem an den PM Prozess des Project Management Institute angelehnt sein könnte.

Hier geht es darum, auf der operativen Ebene Inhalte, Ziele, Spezifikationen, Aufgaben, Kommunikationsimpulse etc. immer wieder zu initiieren, zu planen, umzusetzen, begleitend zu steuern und zu überwachen und schlussendlich abzuschließen.

Diese Systematik lässt sich meines Erachtens auf Innovations- und Produktentwicklungsprojekte sehr gut umlegen. Denn gerade in der Kombination von traditionellen, stärker auf Stabilittät ausgerichteten Vorgehensmodellen und agilen Methoden, Prinzipien und Prozessen liegt die große Chance.

Stefan Hagen
PM-Blog.com